Morgens, kurz nachdem der Bürorechner hochgefahren ist, klingt es ja noch ganz nett: Mit einem dezenten "Pling" kündet das E-Mail-Programm eine neue Nachricht an. Doch je weiter der Tag fortschreitet und je öfter das Programm die sofortige Aufmerksamkeit des Nutzers einfordert, desto mehr kann sich das Pling in akustische Folter verwandeln. Das gilt insbesondere, wenn die Mails nach Feierabend eintreffen. In der Welt am Sonntag sprach sich SPD-Chef Sigmar Gabriel daher für ein Recht auf Feierabend aus: "Ich kann es nur begrüßen, wenn Unternehmen darüber nachdenken, wie sie Mitarbeitern den Stress nehmen können, auch nach Feierabend erreichbar sein zu müssen", sagte Gabriel.
Wie groß das Problem der E-Mail-Flut ist, hat die Unternehmensberatung Bain & Company kürzlich ermittelt: In einer Studie haben die Analysten 17 Konzerne in Europa und den USA untersucht. Das Ergebnis: Manche Führungskräfte erhalten pro Jahr bis zu 30 000 E-Mails - im Mittel also 120 Nachrichten täglich, wenn man von 250 Werktagen pro Jahr ausgeht. "Das nimmt überhand", sagt Imeyen Ebong, Partner bei Bain in Frankfurt. Wenn sich die Entwicklung fortsetze, würden Topmanager bald mehr als einen ganzen Arbeitstag pro Woche nur dafür verwenden, Mails zu lesen und zu schreiben, heißt es in der Studie.
Führungskräfte in den Siebzigerjahren mussten nur 1000 Nachrichten pro Jahr bearbeiten. Dann kam in den Achtzigerjahren der Anrufbeantworter auf, mit ihm habe sich die Anzahl der Nachrichten vervierfacht. Doch explosionsartig sei sie erst in den Neunzigern gestiegen, als die E-Mail ihren Weg in die Unternehmen gefunden hat.
Jeder Kollege wird in Kopie gesetzt
Das Problem, so Ebong, sei bei Großkonzernen genauso zu finden wie bei mittelständischen und kleineren Unternehmen. Dazu komme: Längst nicht alle Nachrichten seien für den Mitarbeiter auch unmittelbar relevant. "Oft steht eine Kultur der Absicherung dahinter, in der bei einer E-Mail jeder Kollege in Kopie gesetzt wird, der irgendwie mit der Sache befasst ist oder es einmal war."
Der Zeitverlust durch eine ausufernde E-Mail-Korrespondenz ist schon beim Einzelnen groß, doch wenn man die Zahlen auf einen Konzern hochrechnet, ergibt sich ein noch stärkerer Effekt: "Jemand verschickt eine E-Mail, für die man fünf Minuten Zeit zum Lesen braucht, an zwei Kollegen, und setzt zehn weitere unnötig in Kopie, dann hat das Unternehmen in der Summe bis zu einer Stunde Arbeitszeit verloren", rechnet Ebong vor. Multipliziert man die Zahl der verlorenen Stunden mit den Gehältern der Mitarbeiter, jeweils heruntergerechnet auf einen durchschnittlichen Stundensatz, dann können die Kosten in die Millionen gehen.
Erste Konzerne versuchen bereits, von E-Mails wegzukommen. Der IT-Dienstleister Atos beispielsweise hat Anfang 2011 angekündigt, bei der internen Kommunikation möglichst ganz auf E-Mails zu verzichten. Seit gut zwei Jahren nutzt Atos nun ein firmeninternes soziales Netzwerk mit dem Namen Blue Kiwi. Es funktioniert wie Facebook und soll es den Mitarbeitern erleichtern, sich über komplexe Sachverhalte rasch auszutauschen. Die Anzahl der internen Mails habe man so "weit heruntergefahren", sagt ein Firmensprecher. Genaue Daten gibt es nicht, doch in Unternehmenskreisen heißt es, die Anzahl der Nachrichten habe sich seit der Einführung von Blue Kiwi halbiert. Dazu gibt es noch Programme zum Austausch von Dateien und einen Instant-Messaging-Dienst. "Mails soll nur schicken, wer keine unmittelbare Antwort braucht", heißt es aus dem Unternehmen.
Der zweite Zeitfresser: Sinnlose Meetings
Neben der E-Mail-Flut haben die Analysten von Bain in ihrer Studie noch ein zweites Problem identifiziert: Auch Meetings ufern aus. "Viele Besprechungen dienen dazu, Themen zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten abzustimmen", hat Ebong beobachtet. Etwa 15 Prozent der jährlichen Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter der untersuchten Konzerne in Meetings - der Anteil steige seit 2008 kontinuierlich. Dabei fänden viele Besprechungen lediglich aus Gewohnheit statt und nicht, weil sie inhaltlich notwendig seien. Im Topmanagement nähmen Meetings in den untersuchten Konzernen in der Summe durchschnittlich zwei volle Arbeitstage pro Woche ein. Neben unnötigen Besprechungen verringerten auch Verspätungen, schlechte Vorbereitung und unkonzentrierte Teilnehmer die Produktivität.
Immer mehr unnötige E-Mails, immer längere Konferenzen ohne Ergebnis - für Ebong gibt es eine Verbindung zwischen beiden Phänomenen: "Zeit wird als eine randständige Ressource betrachtet - sie ist sowieso da, jeder arbeitet seine 40 und mehr Stunden." Es sei anders als etwa bei Kapital, das von einer Abteilung beantragt werden muss. Ziel von Unternehmen müsse daher sein, Zeit ebenso global zu betrachten wie andere Ressourcen. "Die Studie ist ein Plädoyer für ein System, in dem die Zeit als wichtigste und knappste Ressource anerkannt wird."
