Reparatur, Instandsetzung, Instandhaltung - in Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen tauchen diese Posten an vielen Stellen auf. Die Unterscheidung der Begriffe ist von Bedeutung. Während "warten und instand halten" verhindern soll, dass etwa der Aufzug kaputt geht, bedeutet "reparieren und instand setzen", etwas ist defekt und wird wieder in Ordnung gebracht. Dies erläutert Beate Heilmann von der Arbeitsgemeinschaft Mietrecht im Deutschen Anwaltverein. Für die Wartung muss meistens der Mieter zahlen, für die Instandsetzung der Vermieter. Zumindest, wenn die Reparaturen sich im Jahr auf mehr als 400 Euro summieren und der Mieter den Schaden nicht verursacht hat.
Die Grundlagen für diese Regeln finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in den Verträgen. Die Hinweise im Vertrag stehen üblicherweise in der Kleinreparaturklausel. Dort schreiben Eigentümer hinein, dass ihre Mieter Bagatellschäden wie einen gebrochenen Lichtschalter auf die eigene Kappe nehmen. Dies betrifft laut Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund (DMB) ausschließlich Gegenstände wie Rollläden, die der Mieter direkt und oft nutzt. Instandsetzungen an einer unter Putz liegenden Leitung fallen nicht unter diese Regel. "Die Obergrenze für einen einzelnen Bagatellschaden liegt bei 100 Euro", erklärt Ropertz. Und die Kleinreparaturklausel ist rechtlich nur gültig, wenn sie eine Höchstgrenze für sämtliche Reparaturen und Instandsetzungen enthält. Diese Grenze darf sechs Prozent der Jahresmiete oder maximal 400 Euro pro Jahr nicht überschreiten.
Und es gibt eine weitere Bedingung: "Aus der Klausel muss hervorgehen, dass der Mieter lediglich verpflichtet ist, zu zahlen, und nicht den Auftrag hat, den Handwerker zu bestellen", erläutert Ropertz. Fehlt nur eine der aufgelisteten Voraussetzungen, sei die komplette Reparatur- und Instandhaltungsklausel unwirksam. Das gelte auch dann, wenn andere Zahlen auf dem Papier stehen - mit der Konsequenz, dass der Vermieter auch für Bagatellschäden zahlen muss.
Wartung und Instandhaltung sind vorausschauend angelegt. Sie sollen dafür sorgen, dass "etwas in Ordnung bleibt und die Sicherheit gewährleistet ist", erklärt Heilmann. Klassiker sind die Überprüfung der Betriebsbereitschaft von Heizung, Aufzug, Alarmanlage und Rauchmeldern. Das ist Sache des Vermieters. Er holt seine Ausgaben über die Nebenkostenabrechnung zurück. "Die Aufzugswartung gehört zum Beispiel zu den Betriebskosten, die auf den Mieter abgewälzt werden können, weil die Wartung in der Betriebskostenverordnung enthalten ist", erläutert Heilmann.
Probleme tauchen dann auf, wenn Wartung und Reparatur miteinander vermischt sind. Fällt der kaputte Heizungsknopf, der bei der Wartung entdeckt und ausgetauscht wurde, nun unter Instandhaltung oder unter Instandsetzung? Sowohl als auch, sagt der DMB. Er rät Mietern, nachzusehen, wie die Position in der Handwerkerrechnung angesetzt ist. Wartung und Austausch des Knopfs gehören getrennt aufgelistet. Die Wartungskosten dürfen später in der Nebenkostenabrechnung des Vermieters stehen, die Einbaukosten für den neuen Knopf aber nicht.
Schwierig sind nach den DMB-Erfahrungen Vollwartungsverträge. Sie schließen Reparaturen ein, ohne sie gesondert auszuweisen. "In dem Falle kann der Mieter den Abzug der Wartungskosten fordern", sagt Ropertz. Etwa 35 bis 40 Prozent ließen sich herausrechnen. Führt ein Hausmeister Reparaturen aus, gehören laut Eigentümerverband Haus & Grund diese Ausgaben ebenfalls nicht in die Nebenkostenabrechnung.